BUSINESS

【仕事効率化】管理職が定時に帰るためにやった3つのことを紹介!

 

 

仕事がなかなか片付かなくて残業が続いています。

効率よく仕事ができるようになりたいです。良い方法があれば教えてください。

 

この悩みにお答えします。

 

この記事を読んでほしい人

・仕事がなかなか片付かなくて残業が続いている人

・効率よく仕事ができるようになりたい人

 

本記事の内容

・管理職が定時に帰るためにやってる3つのこと

・効率よく仕事をするための考え方を覚えておこう

・仕事を効率化していって、定時に帰れるようにしよう

・まとめ

 

本記事の信頼性

 

自己紹介

この記事を書いている僕は、ファイナンシャルプランナーの資格を所持しています。

副業で家計相談のコンサルをおこなっており、実際に報酬を貰っています。

副業ブロガーとしてブログ運営を開始しました。(2020年4月から)

現役管理職サラリーマンです。

 

仕事を効率よくしていかないと全然終わらないし、残業が続いてしまいますよね。

 

今回は僕が実際にやっている、定時までに帰るための3つことを紹介します。

 

今回紹介する3つの方法は、専門的なスキルはまったく必要なく、仕事の考え方を変えるだけで改善できます。

 

みよきょー
現在もこの方法で定時まで帰れているので、信じてもらって大丈夫です!

 

管理職が定時に帰るためにやってる3つのこと

 

 

仕事を効率的にする方法は簡単です。前に前に仕事していけば、生産性が上がって定時に帰ることができます。

 

僕が定時に帰るまでにやっている3つのことはこちらです。

 

定時に帰るための3つの方法

①午前中に仕事を詰め込んでやる

②時間を決めて仕事する

③就業1時間前に仕事が片付くように配分する

 

①午前中に仕事を詰め込んでやる

 

効率的に仕事をするには、午前中に仕事を詰め込んでやるのがオススメです。朝1の仕事こそ最大限集中して仕事をしましょう。

 

理由は、午前中は最も集中力が高く、効率よく業務できるからですね。

 

当たり前のことですが、定時で帰るためには、やるべき仕事を片付けないと帰れません。まずはそれを午前中に徹底的に片付けていきましょう。

 

午前中にやるべき仕事の具体例はこちら。

 

ポイント

・きつい仕事

・終わらないと帰れない仕事

・ややこしい会議

 

苦手な仕事とかきつい仕事を先に片付けておくと、精神的にかなりゆとりがでます。僕はめんどくさい仕事とか会議があれば、できるだけ朝1に行うようにしています。

 

みよきょー
重要な仕事は午前中に片付けましょう!

 

午前中は1日の中で1番頭が冴えています。具体的にはこちら。

 

つまり交感神経が優位に働いている午前中は、感情に流されることなく、論理的で冷静な判断や思考ができるということ。そういう意味で、午前中は「判断力や思考力のゴールデンタイム」だというのです。そのため、重要な決断をしたり、難しい問題を考えたりする仕事は、できるだけ午前中に行うようにするといいのだそうです。

引用元:  peachy

 

頭が冴えてる状態の午前中の間に、仕事をほとんどを終えてやるんだという強い気持ちで仕事をしましょう。

 

午後は午前中とは違って、仕組みづくりなど生産性を上げる仕事をしていけばOKです。

 

生産性を上げる午後の仕事

・会議

・仕事の残り

・生産性を上げる仕組み作り

・部下の育成

・チェック業務

 

みよきょー
午前中と午後の仕事内容を分けると、効率が上がりますよ!

 

②時間を決めて仕事をする

 

この仕事は何時に必ずするなど、時間を決めて仕事していくと効率があがります。

 

なぜなら、時間を決めて仕事をすると、会社全体の生産性を上げることができるからです。

 

僕の例ですが、通販会社で発注業務をするとき、営業部門からの発注依頼は12時までにしてねと決めています。

 

時間を決めると,

このようなことが起こります。

 

時間決めると起こること

・発注担当は午後1に発注するだけでよくなる

・営業部門は12時までに発注依頼をかけるように動く

 

発注担当は午後1に発注するだけで完了です。人は時間を決めると、その時間に合わせて行動し始めます。全体の生産性が上がっていいですね。

 

こうやって組織間の決め事がないと、会社全体がだらだらと仕事をしてしまいます。

 

最終的に自分が楽するたにも、ある程度時間を決めておいた仕事方が作業スピードが飛躍的に上がりますよ。

 

同じ仕事を繰り返さなくてもよくなる仕組みを作るのは大切です。

例えば発注だと、1日何回も発注をすると効率が下がります。

時間を決めて仕事するようにすると仕事が進んで定時に帰れるようになりますよ。

 

自分の仕事に他の部門が関わってくるところがあれば、時間を決めるなどして効率化をはかりましょう。

 

③終業1時間前に仕事が片付くような配分にする

 

まずフルタイム8時間労働で、8時間みっちり仕事をしないと追いつかない仕事の組み方では、100%残業になります。

 

理由はこちら。

 

残業になる理由

・仕事には急な会議や呼び出しがある

・トラブルの対応に時間を取られることがある

・部下からの相談に時間をとられる

 

会社員は1日の中で自分が予想していない仕事が多数入ってきます。たまに会議が長くなるときもありますしね。

 

こういうイレギュラーな対応をしながら、自分の仕事をみっちり入れていたのでは、ほぼ確実に定時までに帰ることができません。

 

一生懸命仕事をするのは大切ですが、定時に帰れるためのボリューム調整は、最初に設定しておきましょう。

 

仕事の流れはこちらがオススメです

 

定時に帰るための流れ

①午前中にほぼ仕事を完了させる

②午後は仕事の残りや仕組みづくりなど生産性を上げる

③終業1時間前は振り返り、明日の仕事の準備、残った仕事の片付けをする

 

みよきょー
仕事を効率的にするにはしっかり準備しておくことが大事ですね。

 

効率よく仕事をするための考え方を覚えておこう【自分が1番大事です】

 

 

仕事を効率化して、定時に帰れるようにする。簡単なようで難しいですね。

 

営業部門と間接部門でも違うと思うし、なかなか頑張っても定時に帰れない人も多いと思います。

 

ここからは定時に帰るための仕事の考え方について説明します。

 

①どんな仕事をするかは事前に決めておく

 

まず断言できるのが、仕事をする上で1番大切なことは準備です。

 

なぜかというと、準備している人と、準備していない人では明らかに仕事の効率が違うからです。

 

仕事の準備をする具体例はこちら。

 

仕事の準備とは

・早く出勤する

・今日何をするか日報に書く

・整理整頓する

・資料の整理をする

・メールチェック

 

つまり、始業とともにすぐに仕事ができる状態を作っておくことです。もしこれができていない人はすぐにでも始めましょう。

 

準備が大事というのは、よくスポーツ選手も言ってますよね。

 

「段取り」は、もともと歌舞伎の構成や展開のことを示す言葉だったといわれています。今ではもっと広く、さまざまな分野で物事を行う順序や手順、準備のことを指す言葉として使われています。よく「準備8割(成功するかどうかの80%は準備で決まる)」と言いますが、同じ意味で「段取り八分・仕事二分」という言い方もあります。

引用元:きちんと段取りをつけるとは?| 詳解仕事の進め方

 

仕事が始まってから「今日何しよう。」と迷うのではなく、仕事が始まる前に何をすべきか決めておいて、仕事をするようにしましょう。

 

この方法は仕事の効率化したい人は、即効性が高いのでオススメです。

 

②定時に無理やり帰るのも手【明日でもできる仕事は多い】

 

仕事がもし残ってたとしても、定時になったら無理やり帰るのもありです。

 

理由は、残ってる仕事は、明日できる仕事であることが結構あるからですね。

 

別に緊急性のある仕事でなければ、明日の朝1に仕事してリカバリーすればOKです。

 

思い切って定時に帰ってみないと、色々変わらないんですよね。最初の方は定時に帰るとちょっとザワつかれますが、だんだん定時に帰るのが当たり前になってきます。

 

僕の会社も最初は残業が当たり前でしたが、今はほぼ全員が定時で帰ってます。

定時で帰りやすい環境にするのは大切です。会社の方針としてやるべきですね。

 

あと、定時で帰れるとこういうメリットがあります。

 

定時で帰れるメリット

・自分の時間が圧倒的に増える

・勉強しやすい

・仕事の生産性が爆上がりする。

 

なにがなんでも定時で帰ってやるという気持ちが、仕事の生産性を押し上げます。自分の生産性上げていかないと定時に帰れないですしね。

 

定時に帰ることができると、自分が勉強する時間がかなりとれます。定時で帰る人と残業してる人では、平日の勉強時間にかなり差がでますね。

 

みよきょー
これが積み重なってくると、定時組と残業組では、自己成長のスピードが全然変わるので、定時に無理やり帰るのは全然ありですよ。

 

③定時に帰れない状態にしてるのは会社【あなたではない】

 

それでも定時に帰れない人は、完全にあなたの仕事量がキャパオーバーしています。

 

定時に帰れないのは、あなたが悪いわけではありません。悪いのはあなたではなく会社やあなたの上司です。あなたに振っている仕事量が明らかにおかしいだけです。

 

仮にあなたが残業して頑張っても、会社がただ潤うだけ。そういう状況を何十年も続けるのは人生ハードモードです。

 

こういうときは、環境を変えるしかありません。転職するのも全然ありだと思います。

 

自分が最大限生産性を上げるために努力しても、定時に帰れなかった場合は環境を変えることを視野に入れましょう。

 

【まとめ】仕事を効率化していって、定時に帰れるようにしよう

 

今回は定時に帰るためにやるべき3つのことという話でした。

 

1度まとめます。

 

まとめ

①午前中に仕事を詰め込んでやる

②時間を決めて仕事をする

③終業1時間前に仕事が片付くような配分にする

 

終身雇用が厳しい今、今後の働きかたとして、成果報酬型になる可能性は十分あります。自分自身でスキルを持ち、価値のある人にならなければいけません。

 

その流れに備えるために、今からよりスキルアップをしなければいけないのに、残業なんかしてたら、他の人と差がでてきてしまいますよ。

 

自己投資したいのに残業が続いてしまう人は、最大限生産性をあげて定時に帰り、それでもダメなら環境を変えてみてくださいね。

 

今回はここまで

 

-BUSINESS

Copyright© みよきょーBlog , 2020 All Rights Reserved Powered by AFFINGER5.